خرید خط برای دفتر و منشی اغلب با سلیقه مدیر شروع می‌شود و با خستگی منشی تمام می‌شود. مدیر یک الگوی کمیاب دیده و فکر می‌کند تابلوی دفتر با آن جدی‌تر می‌شود. منشی کسی است که روزی چند بار باید بگوید لطفاً بنویسید و بعد رقم‌ها را تکرار کند. اگر عدد بدقلق باشد، وقت تلفن صرف تصحیح می‌شود و مراجع فکر می‌کند دفتر نامرتب است. معیار انتخاب این خط، دهان منشی است نه ویترین مجموعه شماره.
اشتباه‌های زیر را در دفترهایی دیده‌ایم که خط را مثل تابلو خریده‌اند و بعد از یک هفته، منشی همچنان شماره شخصی مدیر را به مراجع می‌دهد چون گفتنش راحت‌تر است. آن وقت خط گران روی کاغذ مانده و خط آسان کار واقعی را می‌کند. قبل از خرید، یک روز کاری را تصور کنید نه روز رونمایی.
اشتباه: انتخاب عدد در غیاب کسی که دیکته می‌کند
مدیر تنها به آگهی نگاه می‌کند و منشی را بعداً در جریان می‌گذارد. نتیجه این است که ریتم عدد با سرعت حرف زدن منشی نمی‌خواند. قبل از پرداخت، همان منشی‌ای که پشت میز می‌نشیند شماره را سه بار برای یک همکار دیکته کند. اگر همکار هر سه بار یکسان نوشت، عدد قابل بررسی است. اگر بار دوم هم اصلاح شد، الگو هرقدر کمیاب باشد برای این میز مناسب نیست. نمونه آموزشی ۰۹۱۲۱۱۲۱۳۱۴ را دیکته کنید. شنونده اغلب ترتیب ۱ و ۲ و ۳ را جابه‌جا می‌کند، چون شبیه شمارش است نه شبیه یک شماره تماس.
دیکته خوب معمولاً در گروه‌های کوتاه است، با مکث، نه یک نفس. اگر عدد فقط وقتی زیباست که یکجا و تند گفته شود، برای تلفن دفتر بد است. مراجع آن طرف خط ممکن است در خیابان باشد. حق دارید عددی را رد کنید که فقط در سکوت اتاق مدیر قشنگ است. این رد کردن، بی‌سلیقگی نیست. حفاظت از وقت پاسخ‌گویی است.
اشتباه: قاطی کردن خط منشی با خط مدیر
بعضی دفترها یک شماره می‌خرند و هم روی کارت مدیر می‌گذارند هم به منشی می‌دهند. بعد مراجع برای وقت ملاقات با خود مدیر حرف می‌زند و مدیر برای موضوع داخلی به خطی زنگ می‌زند که مشتری هم جوابش را می‌شنود. خط میز پذیرش باید مال نوبت، آدرس، و ساعت کار باشد. خط مدیر اگر لازم است جدا بماند، حتی اگر ساده‌تر باشد. جدا کردن این دو، از خریدن یک شماره خیلی خاص برای هر دو کار مهم‌تر است.
اگر بودجه فقط به یک خط می‌رسد، همان یک خط را به میز بدهید و مدیر از خط شخصی، بیرون از معرفی عمومی، کار کند. چاپ کردن شماره شخصی مدیر روی بروشور، مرز را از بین می‌برد. مراجع حق دارد به شماره‌ای زنگ بزند که دفتر جواب می‌دهد، نه به شماره‌ای که آخر شب در جیب مدیر است. این انتخاب را قبل از خرید بنویسید تا بعداً هر دو خط یک کار را نکنند.
اشتباه: فراموش کردن ثبات خط
منشی نمی‌تواند هر ماه به مراجع بگوید شماره عوض شد. برای عددی که پای امضا و نوبت‌دهی است، خط دائمی منطقی است چون به نام مشترک ثبت می‌شود و این بازار هم عمدتاً همان را قیمت می‌کند. خط اعتباری اگر در بازه‌ای که اپراتور تعیین می‌کند شارژ نشود ممکن است غیرفعال شود. تعداد روز را در دستور کار منشی به‌صورت یک عدد ساختگی ننویسید. فقط مسئول شارژ را معلوم کنید اگر احیاناً خط اعتباری گرفتید، و برای خط اصلی دفتر این ریسک را نپذیرید.
مالکیت را هم به نام شخص مناسبی ثبت کنید که اگر منشی عوض شد، خط گروگان یک کارمند نباشد. این یک نکته اداری است نه مشاوره حقوقی. همان روز باید معلوم باشد چه کسی با کارت ملی و سیم‌کارت به دفتر پیشخوان دولت یا باجه رسمی اپراتور می‌رود. تا انتقال انجام نشده، شماره را روی سربرگ نگذارید. سربرگ غلط، از خود عدد غلط دیرتر درست می‌شود.
سطح الگو را با کار میز تنظیم کنید
ابررند و رند اگر ریتم دیکته را خراب کنند، برای پذیرش هدیه نیستند. نیمه‌رند یا معمولی، وقتی گروه‌های خوانا داشته باشند، اغلب برای میز بهترند. صفرهای ته شماره گاهی دیکته را آسان می‌کنند، به شرطی که تعداد صفرها را شنونده گم نکند. یکدست بودن کل ته شماره، که به آن شماره کد می‌گویند، ممکن است چشمگیر باشد و هم‌زمان در تلفن شبیه یک رقم کش‌دار شود. منشی باید همان را امتحان کند، نه اینکه مدیر از روی عکس آگهی تصمیم بگیرد.
خرید خط برای دفتر و منشی را با این سؤال تمام کنید: آیا فرد جایگزین، در روز اول، بدون آموزش طولانی می‌تواند شماره را درست دیکته کند؟ اگر بله، الگو کافی است. اگر نه، کمیابی مشکل نوبت‌دهی را حل نمی‌کند. دفتر به خطی نیاز دارد که مراجع بار اول بنویسد و بار دوم، بدون پرسیدن دوباره، همان را بگیرد.